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公检法档案数字化方案

2015年11月最高人民法院下发《关于推进人民法院档案数字化工作的通知》，要求地方各级人民法院加快推进库藏档案数字化工作，其中各中基层人民法院于2017年底前完成全部档案的数字化扫描工作。

档案是审判工作的基本工具，传统的纸张档案管理方式不利于信息的快速、多向流动，也不便复制，同时纸张损坏、遗失等问题也时常发生。与纸质档案相比，电子档案更稳定、更方便，更有利于长期保存和提供利用。因此法院审判工作的信息化必然要求档案的信息化。

现实工作中，基层法院案件卷宗保存情况复杂、年度跨度大、种类繁多、保密性要求高、案件卷宗数量庞大、档案部门级别低、人员少、影响力小，档案信息化工作往往本末倒置，不能起到对档案信息化的规范作用。

档案信息化扫描形式主要分两种自行扫描和外包扫描，对比如下：

自行扫描的特点：

（1）经费投入少。仅需支出人工工资和购置扫描设备经费，比较容易实现。

（2）安全性、保密性高。由于是本单位员工，对档案的安全和保密有较好的觉悟，无需过多担心档案泄秘问题。

（3）质量不高。本单位员工没有受过专业的档案数字化培训和训练，扫描的图像不清晰、倾斜，著录的数据有可能会错误。

（4）效率较低。本单位员工实行固定工资制，没有工作积极性，工作效率可能不高。专业要求高，加之法院活多人少、工作量大。

外包扫描的特点：

（1）管理严、效率高。专业扫描公司对数字化人员有着一套严格的管理制度，如保密制度、安全措施、质量控制制度等，根据任务量和工序的安排合理配置人力资源，工作效率得到了最大发挥；

（2）图像质量高。扫描人员熟悉各项数字化质量标准，能够迅速地通过去污、去杂质、纠偏等方式处理扫描图像，使之更符合标准；

（3）员工水平高。专业扫描人员经过保密知识、档案知识的培训，在工作中磨练了技能，操作水平较高；

（4）安全性：对纸质档案的安全，传统载体档案在数字化后，将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可对档案进行封存管理，大大减少对档案的各种人为损害或自然侵害，提高档案的安全系数，保障档案实体的安全。

数字化加工保密安全，在数字化加工阶段，规范员工保密意识，作业现场杜绝电子类的存储设备，全程摄像监控，保证作业中档案信息安全，如有问题有据可寻。

综上，采用数字化外包的形式，由有资质、懂业务、高效率的专业公司进行数字化加工，更有利于诉讼档案数字化工作迅速高效完成。